The Collaborative Organization : A Strategic Guide to Solving Your Internal Business Challenges Using Emerging Social and Collaborative Tools.
Setiap perusahaan ingin agar karyawannya dapat memiliki hubungan yang positif dengan perusahaan. Dan juga Setiap perusahaan ingin agar karyawannya datang bekerja dengan penuh inspirasi dan melakukan pekerjaannya dengan rasa puas. Agar perusahaan dapat mencapai hal tersebut, perusahaan harus mampu membangun kepercayaan (trust) dan menemukan dan memberikan apa yang disukai oleh karyawan (inspiring).
Perusahaan yang skala kecil, dengan jumlah karyawan yang sedikit, tentu lebih mudah membangun kepercayaan dan inspirasi dengan karyawannya. Hal ini dikarenakan pihak perusahaan dapat dengan mudah berkomunikasi dengan karyawannya satu per satu. Tapi bagaimana jika perusahaan memiliki ribuan, bahkan puluhan ribu, atau ratusan ribu karyawan? Bagaimana cara perusahaan agar dapat membangun kepercayaan dan inspirasi bagi karyawannya?
Perusahaan dapat menggunakan email atau sejenis Whatsapp, tapi ini tidak efisien karena kita sendiri banyak yang tidak membaca pesan yang masuk ke email kita. Oleh karena itu perusahaan membutuhkan alat yang bisa membantu karyawan berbagi, mengedit, menemukan dengan mudah pengetahuan yang ia butuhkan.
Jacob Morgan, dalam bukunya The Collaborative Organization menjelaskan ada 5 alasan mengapa perusahaan perlu menggunakan Collaborative Technology yaitu :
- Menghubungkan karyawan yang berada di berbagai kelompok dan lokasi
- Meningkatkan produktifitas
- Menumbuhkan keterikatan (engagement) karyawan
- Menumbuhkan inovasi
- Mengumpulkan dan menyimpan pengetahuan yang bermanfaat bagi perusahaan
Ada banyak Collaborative Technology yang bisa perusahaan pilih untuk menjawab kelima hal yang diatas. Namun perusahaan perlu berhati-hati agar tidak membuang uang pada alat yang salah dan tidak memberi manfaat pada perusahaan. Kesalahan dalam memilih alat kolaboratif dapat menyebabkan :
- Penurunan produktifitas dan penggunaan waktu yang tidak efisien
- Tidak dapat kompetitif
- Kehilangan talent dan tidak mampu merekrut talent baru
- Tidak terjadi kerjasama antara karyawan
- Karyawan tidak terikat (engagement)\
Maka karena itu perusahaan perlu memilih alat yang tepat sesuai dengan kebutuhan organisasinya dengan mengikuti framework berikut ini :
Business Problems –> Use Cases –> Situation –> Understand and Clarify Actions –> State Desired Result
- Identifikasi masalah bisnis yang ingin anda selesaikan.
- Persempit permasalahan bisnis tersebut ke dalam suatu kasus yang spesifik.
- Temukan situasi yang akan membutuhkan penerapan kasus tersebut
- Pahami dan perjelas tindakan yang akan ambil dalam menjawab situasi tersebut
- Tetapkan hasil akhir yang anda inginkan
Contoh :
Business Problem
Kurangnya kerjasama diantara karyawan sehingga karyawan bekerja secara individu dan membatasi diri dengan karyawan lain. Perusahaan ingin membuat karyawan saling berkomunikasi dan berbagi ide, pekerjaan, dan informasi.
Case
Karyawan ingin mendistribusikan dokumen antar karyawan yang memampukan mereka membagikan, merubah, atau meng-edit dokumen.
Situation
Karyawan memiliki dokumen yang ingin dibagi ke karyawan lain agar mendapat umpan balik, masukkan, atau dapat ditambahkan atau di-edit.
Expected Action of the Platform
Karyawan dapat meng-upload dokumen dan bisa memberi tag di dokumen sehingga bisa ditarik dan dicari oleh karyawan lain dengan mudah. Karyawan dapat mengubah atau meng-edit dokumen. Setiap perubahan yang dilakukan oleh karyawan tercatat dan dapat ditelusuri. Karyawan juga dapat memberi masukkan, dan komentar. Karyawan akan mendapat notifikasi jika ada update terhadap dokumen. Karyawan juga dapat mencari dokumen dengan menggunakan tag, judul dokumen, dan kata kunci.
Desired Result
Dokumen dapat dikerjakan secara kolaboratif, dan ini akan mengurangi dokumen ganda dan penggunaan email. Dokumen dapat dengan mudah di-akses dan dicari oleh karyawan.
Ada 5 tahapan yang akan dilalui perusahaan ketika menggunakan alat kolaboratif, yaitu :
Tahap Unware : Perusahaan masih menanyakan apa manfaat dari alat tersebut.
Tahap Exploratory : Perusahaan mulai sadar manfaat dari alat tersebut dan mencari tahu apa lagi yang bisa dilakukan oleh alat tersebut.
Tahap Defined : Perusahaan sudah menemukan nilai bisnis dari alat tersebut.
Tahap Adoptive : Karyawan sudah menggunakan alat tersebut. Tetapi ada juga yang menentang.
Tahap Adaptive : Perusahaan melakukan perbaikan dari feedback hasil implementasi.
Berikut ini adalah yang perlu dilakukan agar karyawan mau menggunakan alat kolaboratif yang sudah dibeli oleh perusahaan :
- Menjelaskan apa manfaat tools tersebut kepada karyawan
Karyawan tidak dapat dipaksa menggunakan alat apapun. Maka karena itu, perusahaan perlu bisa menunjukkan apa yang karyawan bisa dapatkan dari menggunakan alat itu, daripada terus tetap menggunakan alat / cara yang lama. Untuk melakukan hal itu, mulailah dari hal kecil yang bermanfaat seperti
- forum diskusi
- video wawancara karyawan mengenai tantangan yang mereka hadai dalam bekerja dan apa solusi yang mereka harapkan
- Video karyawan yang sedang stress dengan cara kerjanya, dan bagaimana alat tersebut bisa membantu karyawan agar tidak stress
- survei karyawan tentang pentingnya kolaborasi
- Pesan dari senior level tentang pentingnya alat tersebut
- Melakukan pelatihan bagaimana cara menggunakan alat tersebut
- Newsletter mingguan yang disebarkan kepada karyawan melalui email, yang berisi hal baru terkait alat tersebut, insight pemanfaatan alat tersebut.
2. Penggunaan Gamification
Gamification.org mendefinisikan gamification adalah penerapan desain game kepada aktifitas non-game agar menyenangkan dan peserta menjadi terlibat. Hal yang perlu diperhatikan dalam mendesain gamification bagi alat kolaboratif adalah agar memberi penghargaan pada perilaku kolaboratif, BUKAN kompetitif. Berikut ini beberapa gamification yang bisa dilakukan (http://www.kompasiana.com/zuma_lee/gamification-teknik-game-design-untuk-kemudahan-training-karyawan_551ad771a33311ec21b65a16) :
- Badges. Dengan adanya badges karyawan akan merasa mendapatkan suatu penghargaan atas apa yang dilakukannya, hal ini serupa dengan selayaknya kompensasi yang ia dapat atas pekerjaan yang dilakukannya selama 1 bulan waktu kerja. Karena itulah harus adanya suatu penghargaan agar karyawan merasa dihargai atas apa yang dilakukannya untuk perusahaan. Contoh penerapannya sendiri apabila dilakukan training untuk karyawan adalah, 1st Attendance (karyawan pertama yang hadir dalam training), Speak Out! (karyawan teraktif saat training berlangsung), ataupun juga Best Group (grup karyawan dalam training terbaik).
- Leaderboards. Leaderboards, menampilkan hasil pencapaian dari seluruh karyawan antara satu karyawan dengan karyawan yang lainnya dengan urutan ranking tertinggi dan terendah. Leaderboards sendiri dapat memacu kompetisi yang positif antar karyawan apabila diterapkan.
- Quest, selain sebagai arahan atas apa yang harus dilakukan karyawan dalam training nantinya, quest juga dapat digunakan oleh pihak HRD sebagai tolak ukur performansi dari karyawan saat training. Berapa banyak quest yang dapat diselesaikan, dan juga sejauh mana keberhasilannya saat menjalankan hal tersebut.
3. Offline Activity
Offline Activity adalah kagiatan kolaborasi yang dilakukan secara tatap muka semisal melakukan pertemuan-pertemuan, menyebarkan brosur berisi panduan penggunaan alat atau berisi ajakan menggunakan alat. Offline Activity sangat penting karena melaui kegiatan ini karyawan bisa melihat langsung bahwa apa yang terjadi di online, juga terjadi di offline. Ini akan membuat kepercayaan karyawan kepada alat kolaboratif menjadi meningkat.
Langkah berikutnya yang perlu dilakukan adalah memastikan alat kolaboratif dapat berjalan maksimal. Caranya adalah dengan :
- Menyusun Guideline dan Policies
Panduan (Guideline) berisi panduan mengenai tipe konten yang dapat dan boleh dibagi, bagaimana memanfaatkan alat secara maksimal, dan hal yang perlu dihindari dan perlu didorong agar dilakukan.
Kebijakan (Policies) berisi jenis informasi yang boleh atau tidak boleh dibagikan dalam kondisi tertentu, dan etika berkomunikasi dengan karyawan.
Hal yang perlu diperhatikan saat membuat panduan atau kebijakan adalah jangan membuat panduan atau kebijakan yang rumit sehingga menghambat karyawan untuk melakukan aktifitas, dan pastikan karyawan dapat melakukan hal yang FUN dengan alat tersebut, semisal membagikan cerita atau gambar lucu.
2. Membentuk Tim Pengelola
Tim pengelola adalah sekelompok orang yang bertanggung jawab mengimplementasikan alat kolaboratif sehingga dapat mencapai tujuan. Tim pengelola terdiri dari :
Senior Level : Pemimpin tertinggi yang memberi dukungan terhadap penerapan alat kolaboratif.
Business Unit Leaders : Pemimpin Bisnis Unit / Divisi / Departemen yang memastikan alat kolaboratif digunakan oleh anggota timnya.
IT Professional : Ahli IT yang bertugas mengintegrasikan alat kolaboratif dengan sistem lain yang ada di perusahaan.
Compliance & Legal : Pengawas penerapan policies dan pembuat peraturan penggunaan alat kolaboratif.
Evangelist : Karyawan yang bertugas mempromosikan alat kolaboratif, mengajak karyawan lain untuk menggunakan alat kolaboratif, dan inisiatif melakukan aktifitas menggunakan alat kolaboratif.
User Experience & Design : Mendesain alat kolaboratif agar nyaman digunakan dan sesuai kebutuhan karyawan.
Project Managers : Pimpinan Proyek implementasi alat kolaboratif yang memastikan implementasi berjalan baik dan menghubungkan berbagai pihak agar dapat berkolaborasi.
Content Maker : Pembuat content / materi yang akan dibagikan di alat kolaboratif, dan juga mengorganisasikan content / materi yang ada di alat kolaboratif agar mudah dicari dan diakses oleh karyawan.
Subject Matter Expert : Pemilik pengetahuan / narasumber yang dapat diminta untuk menyediakan content / materi.
Data Analytic : Penyusun laporan kegiatan alat kolaboratif yang dibuat secara periodik (bulanan / 3 bulanan, dst).
3. Menyusun KPI (Key Performance Indicator)
Key Performance Indicator (KPI) diperlukan untuk mengatahui seberapa jauh alat kolaboratif sudah mencapai tujuan yang ditetapkan diawal. Pencapaian KPI biasanya dievaluasi rutin secara periodic. Hasil pencapaian KPI bisa digunakan sebagai alat evaluasi untuk mengambil langkah perbaikan selanjutnya. Contoh KPI alat kolaboratif : #(jumlah) karyawan aktif, Indeks kepuasan karyawan (melalui survei).
Berikut adalah Adoptive Emergent Collaboration Framework yang penjelasannya bisa anda baca di buku The Collaborative Organization : A Strategic Guide to Solving Your Internal Business Challenges Using Emerging Social and Collaborative Tools.
Keterangan Buku :
Judul : The Collaborative Organization : A Strategic Guide to Solving Your Internal Business Challenges Using Emerging Social and Collaborative Tools.
Penulis : Jacob Morgan
Penerbit : McGraw Hill Professional
Tahun : 2012
Happiness Journal 